In het Beerbericht van april 2023 heeft u kunnen lezen over de voor grote bedrijven aanstaande rapporteringsplicht over duurzaamheid. In dat artikel werd gesproken over de Europese ‘Corporate Sustainability Reporting Directive’ (CSRD), waarin de rapportageverplichtingen op het gebied van ‘Environment, Social and Governance’ (ESG, in gewoon Nederlands: milieu, sociaal en bestuur) worden behandeld. In dit artikel proberen we een idee te geven hoe u zich op de rapporteringsplicht kunt voorbereiden. We onderscheiden daarin 5 stappen.
Stap 1 – stel prioriteiten
Deze stap draait om de vraag welke duurzaamheidskwesties het meest relevant zijn. Daarbij moet de zogenaamde ‘dubbele materialiteit’ worden toegepast, wat simpel gezegd neer komt op twee vragen:
- Welke risico’s en kansen van buiten kunnen significante financiële gevolgen hebben voor de organisatie?
- Welke significante positieve of negatieve impact op de korte, middellange en lange termijn heeft de organisatie op mensen/ gemeenschappen of het milieu?
Eerst zal een lijst moeten worden gemaakt met alle relevante ESG onderwerpen. Daaruit worden de meest relevante onderwerpen geselecteerd, die vervolgens geclassificeerd worden. Dat classificeren gebeurt aan de hand van een inschatting van zowel de impact als de financiële gevolgen. De onderwerpen die de hoogste score hebben, zijn de onderwerpen waarover gerapporteerd zal worden.
Stap 2 – definieer beleid, meetmethoden en doelen
Een beleid is een reeks algemene doelstellingen die de organisatie gebruikt voor besluitvorming, gerelateerd aan een materiële duurzaamheidskwestie. Daarbij moet de volgende informatie openbaar worden gemaakt:
- algemene doelstellingen;
- op welke materiële kwestie(s) het beleid betrekking heeft;
- de reikwijdte (activiteiten, waardeketen, geografische gebieden, betrokken groepen belanghebbenden); en
- het hoogste niveau dat verantwoordelijk is voor implementatie.
De organisatie moet ook toelichten welke kwalitatieve en kwantitatieve indicatoren zij gebruikt om de effectiviteit van de uitvoering van haar duurzaamheidsbeleid te meten en daarover te rapporteren. Dit moet de organisatie relateren aan haar doelstellingen, welke meetbaar, tijdgebonden en resultaatgericht moeten zijn.
Stap 3 – verzamel data
Op de uiteindelijke rapportering zijn, net als op een jaarrekening, verslaggevingsstandaarden van toepassing. Dat kan van invloed zijn op de wijze waarop data verzameld wordt. Hier moet dus al in een vroeg stadium rekening mee worden gehouden.
Diverse personen binnen en buiten de organisatie zullen betrokken zijn bij het verzamelen van alle data die aan de rapportage ten grondslag ligt. Die diversiteit maakt het complex om uiteindelijk tot een goede rapportage te komen. Voor grote ondernemingen zal bovendien een controle met een ‘beperkte mate van zekerheid’ vereist zijn. Niet alleen de data-output dient controleerbaar te zijn. Ook het proces van het verzamelen van de data en de interne beheersing die daarmee gepaard gaat dient voorbereid te zijn op een controle.
Stap 4 – stel een actieplan op en voer dit uit
De organisatie moet uiteindelijk ook rapporteren over de acties die in het verslagjaar zijn ondernomen en welke acties gepland zijn voor de toekomst. Daarnaast moet de reikwijdte van de kernactiviteiten worden toegelicht: activiteiten, geografische gebieden van de waardeketen en, indien van toepassing, betrokken groepen belanghebbenden. Tot slot moet ook een tijdshorizon worden aangegeven waarbinnen de organisatie voornemens is om elke kernactiviteit te voltooien.
Stap 5 – stel een rapportage op
De rapportage zal de structuur van de European Sustainability Reporting Standards’ (ESRS) volgen en dus bestaan uit algemene informatie en informatie over milieu, sociaal en goed bestuur.
Al-met-al zal het een hele klus zijn om tot een eerste rapportage te komen. Bij alle stappen dienen mensen uit verschillende onderdelen van de organisatie betrokken te worden. Binnen de eigen organisatie zullen processen moeten worden ingericht om tot een duurzaamheidsrapportage te kunnen komen. Mogelijk is ook informatie van buiten de eigen organisatie nodig, zoals bijvoorbeeld van toeleveranciers. Dat zal het vraagstuk vergroten en mogelijk de doorlooptijd verlengen. Het is dan ook zaak om tijdig te beginnen. Hopelijk kunnen de hierboven beschreven stappen daarbij helpen.
